Groepsdynamiek: Bereik meer met minder.

Wanneer je aan de slag gaat met groepsleden verdien je meteen een compliment: Je gaat tijd en aandacht investeren in de belangrijkste groep van je organisatie: De mensen!

Bijeenkomsten met prachtige lunch en inspirerende locatie lijkt een no-brainer, maar vergeet niet dat mensen het enorm waarderen wanneer je hun werkplek kunt omtoveren tot crea-ruimte voor een bijzondere bijeenkomst. Los van de locatie en catering… Wat ga je doen wanneer je over mensen, hun tijd en hun denkkracht beschikt? Groepsactiviteiten zijn bedoeld als scheppend, ruimte gevend – het idee dat je samen meer bereikt dan afzonderlijk van elkaar. Groepsactiviteiten komen echter knel te zitten wanneer de directie een bepaalde uitkomst afdwingt. En soms gaan bijeenkomsten gepaard met een verplicht moeten. Je moet aanwezig zijn want… Wat er dan overblijft van het scheppende karakter van je bijeenkomst kun je zelf ook wel invullen. Het zijn open deuren, maar in de waan van de dag sluipen dit soort principes in de organisatie van bijeenkomsten en hebben een nadelig effect op de opbrengst ervan.

Onderstaand 7 tips die je helpen bij de organisatie van een bijeenkomst.

• Beginsituatie: Rechtstreeks uit de didactiek: besteed aandacht aan de beginsituatie. Laat mensen “landen” in jou bijeenkomst. Ook wel “clearing” genoemd.
• Probeer niet om in 1,5 uur 3 x 30 minuten te plannen. Inloop, wisselen van activiteit en afronding verlangen tijd.
• Enkelvoudige of meervoudige doelstelling? Wil je ophalen én veranderen? Wil je brainstormen én concluderen? Ga je evalueren én ontwikkelen? Don’t! Wanneer je agenda meerdere doelen heeft, verdeeld deze doelen dan over meerdere iteraties.
• Uiteraard hebben de organisatoren een verwachting van de bijeenkomst. Deel deze met de groep, maar vraag ook naar de verwachting van je deelnemers. Stem af wat prioriteit heeft en waarom.
• Eenvoudige opdracht: omschrijf 1 taak per opdracht. Wanneer mensen moeten overleggen, schrijven en stickers plakken tegelijk raakt men al gauw de draad kwijt. En jij je controle over de groep en hun opbrengst.
• Output: Ook hier geldt “LESS IS MORE.” Wanneer teams tot output moeten komen, formuleer dan duidelijk wat ze moeten opleveren. Beter een kleine correcte opbrengst, dan een algemene diffuse interpretatie. Probeer ook gelijksoortige opbrengst te vragen. Zodoende kan je opbrengsten van meerdere werkgroepen eenvoudig clusteren. (SMART – specifiek, meetbaar, acceptabel, reëel, tijdsgebonden)
• Tracht de groep in te zetten voor het reproduceren van de opbrengst van de bijeenkomst. Voorkom dat “slotconclusie/vervolg” en “dankwoord” niet in 1 moment samenvallen. Mensen horen alleen het laatste en haasten zich huiswaarts of richting de borrel.

Meer tips, tricks & creativiteitstechnieken @ visueelvergaderen.nl